Tata Cara Pengadaan barang dan jasa di Pemerintah Bagian V
(Bagian V: E-Procurement – Pendaftaran Penyedia)
Pada tulisan sebelumnya, sudah dibahas mengenai apa dan bagaimana E-Procurement. Salah satu tahap yang paling membingungkan bagi penyedia barang/jasa untuk dapat mengikuti pengadaan secara elektronik ini adalah pada tahap pendaftaran.
Pada sistem e-proc, ada 2 jenis pendaftaran bagi penyedia barang/jasa, pendaftaran pertama adalah pendaftaran untuk memperoleh username dan password agar dapat mengikuti seluruh pengadaan barang/jasa melalui elektronik. Pendaftaran kedua adalah pendaftaran untuk mengikuti paket pengadaan barang/jasa.
Tulisan kali ini membahas jenis pendaftaran yang pertama, yaitu pendaftaran untuk memperoleh username dan password agar dapat mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik.
Beberapa bulan terakhir, banyak terjadi salah kaprah dari perusahaan-perusahaan yang hendak ikut pengadaan. Mereka setelah melihat pengumuman lelang di Media Indonesia, khususnya yang menggunakan e-procurement, langsung datang berbondong-bondong ke kantor LPSE. Mereka masih menganggap, pendaftaran lelang masih sama seperti cara konvensional, yaitu membawa kopian SIUP dan menunjukkan aslinya maka langsung memperoleh username dan password untuk bisa mengikuti pengadaan.
Ini adalah kesalahan yang cukup fatal.
Memang mereka akan diminta datang ke kantor LPSE, tetapi harus melaksanakan beberapa tahapan terlebih dahulu. Tahapan untuk melakukan pendaftaran pada sistem e-procurement adalah:
1. Pendaftaran secara daring (online)
Pada tahap ini, penyedia barang/jasa harus membuka laman LPSE yang hendak diikuti. Sebagai contoh, adalah http://lpse.depdiknas.go.id
Perlu diperhatikan, sampai saat ini Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) belum melakukan sistem integrasi antara satu LPSE dengan LPSE lainnya. Sehingga penyedia barang/jasa masih perlu untuk mendaftar pada LPSE yang melaksanakan pengadaan. Misalnya, penyedia barang ingin mengikuti lelang yang dilaksanakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional, maka perlu mendaftar di lpse.depdiknas.go.id, dan apabila hendak mengikuti lelang yang dilaksanaan oleh Kementerian Keuangan, maka perlu mendaftar di lpse.pu.go.id.
 |
| Proses Pendaftaran Penyedia Jasa |
Setelah membuka laman yang dituju, maka silakan mengklik pada tulisan MENDAFTAR SEBAGAI PENYEDIA BARANG/JASA
 |
| Proses pendaftaran email |
Setelah itu, maka calon penyedia barang/jasa perlu memasukkan alamat email yang akan digunakan untuk sistem e-procurement ini.
Perlu diperhatikan bahwa alamat email yang digunakan HARUS EMAIL RESMI PERUSAHAAN dan usahakan bukan email perorangan, apalagi email milik orang yang tidak memiliki ikatan yang erat terhadap perusahaan tersebut.
Sudah banyak kasus yang terjadi di Kemendiknas, email yang digunakan adalah email milis sales atau marketing perusahaan. Kemudian orang ini pidah ke perusahaan yang lain dan mengubah password dari perusahaan sebelumnya. Akibatnya, perusahaan tersebut tidak dapat lagi mengakses login dari perusahaannya lagi.
Setelah memasukkan alat email pada kolom yang telah disediakan, jangan lupa mengunduh 2 dokumen yang juga ada pada laman tersebut untuk keperluan verifikasi.
Kedua file tersebut harus diisi secara lengkap, kemudian dicetak.
Setelah mengunduh dua file tersebut, silakan klik tombol “Mendaftar” dan tunggu beberapa menit. Sistem akan mengirimkan email konfirmasi langsung ke alamat email yang anda masukkan.
Apabila alamat email yang dimasukkan sesuai, maka pada inbox atau kotak surat anda akan menerima email dari LPSE yang berisi sebuah tautan (link) yang harus diklik.
Beberapa aplikasi email menganggap email dari LPSE ini sebagai SPAM, oleh sebab itu apabila anda belum memperoleh email di inbox anda, jangan lupa untuk mengecek pada folder SPAM di aplikasi email anda.
Di bawah ini adalah contoh email yang masuk setelah mendaftar secara daring (online)
Tautan yang ada pada email tersebut adalah proses berikutnya yang langsung menuju kepada pengisian data bagi calon penyedia barang/jasa.
Halaman pendaftaran ini berisi 2 topik utama. Yang pertama berisi informasi dokumen yang harus dipersiapkan untuk proses Verifikasi, dan yang kedua merupakan form yang harus diisi secara lengkap.
Mari kita lihat halaman pendaftaran tersebut.
Dari gambar di atas terlihat jelas dokumen-dokumen yang harus dibawa ke kantor LPSE untuk diverifikasi. Jangan lupa membawa Formulir Keikutsertaan dan Formulir Pendaftaran yang telah diisi lengkap dan dicetak. Kelengkapan dokumen ini menjadi syarat mutlak untuk proses verifikasi dan untuk pemberian username dan password.
Sambil menyiapkan dokumen yang dibutuhkan, maka pada halaman yang sama juga diwajibkan untuk mengisi form identitas lain yaitu:
Hal-hal yang harus diperhatikan pada pengisian form di atas adalah:
- User ID adalah username yang akan digunakan, jadi gunakan nama yang mudah diingat
- Nama Perusahaan harus diisi selengkap mungkin
- NPWP agar diisi sesuai format kodefikasi NPWP dan tidak boleh ada kesalahan penomoran. Identitas perusahaan akan didasarkan pada nomor ini
- Bentuk usaha jangan sampai salah pilih, pernah ada kasus di Kemendiknas sebuah perusahaan tidak bisa melihat paket lelang hanya karena kesalahan pemilihan bentuk usaha
Setelah selesai, maka silakan klik tombol Mendaftar.
2. Datang ke kantor LPSE untuk Verifikasi
Tahapan terakhir adalah membawa seluruh dokumen yang dipersyaratkan ke kantor LPSE tempat mendaftar untuk diverifikasi. Apabila lolos pada tahap ini, maka password akan dikirim melalui email yang didaftarkan pada sistem e-proc dan selanjutnya siap mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik.
Semoga tulisan ini mampu membantu penyedia barang/jasa untuk mengikuti pengadaan secara elektronik. (disadur dari blog http://www.khalidmustafa.info)