Pengertian, Tujuan dan Manfaat Laporan Kontraktor

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil  pelaksanaan  pekerjaan  yang  disusun  pada  periode-periode  tertentu  selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel

Manfaat Laporan Kontractor

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya  merupakan  pertanggungjawaban  tugas  yang  diberikan  pemberi  tugas kepada pihak yang diberi tugas.


MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap  akuntabilitas  kinerja  baik  dari  sisi  manajemen  proyek  maupun  hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan.

1. Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan  berkala  memuat   keterangan   yang     bersifat   rutin  dan  bentuk  serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi   pokok-pokok  masalah yang   perlu   dimasukkan,   seperti   tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan   pelaksanaan  proyek,   kejadian   kegagalan   pekerjaan  konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.
2. Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk perincian kegiatannya.
3. Laporan untuk mengkordinasikan proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikordinasikan. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok- pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya  tidak  perlu  dimuat.  Dalam  hal  jenis  laporan  ini,  unsur  waktu  sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.
4. Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tindakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alasannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima.
5. Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir. Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu.Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya.

SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan,  termasuk  di  dalamnya  semua  permasalahan  dan  penanganan  yang diambil.

MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan  yang  disusun  secara  tepat  waktu,  objektif,  lengkap,  dan  akurat  sangat bermanfaat untuk:

1. memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;
2. mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan dapat dipergunakan sebagai:

• bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan
• dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

Demikian penjelasan mengenai  Pengertian, Tujuan dan Manfaat Laporan Kontraktor, semoga menjadi refrensi dan pemacu agar kontraktor dapat tertib administrasi.

Subscribe to receive free email updates: