Hal-hal yang Perlu Dipersiapkan Kontraktor Setelah Menang Tender
Tahap persiapan setelah kontraktor tanda tanganan Kontrak serta dan setelah penyerahan lokasi kerja / lapangan serta telah menerima SPMK. Adapun Tahap Persiapan ini meliputi :
Rapat PCM (Pre Contruction Meeting)
Sebelum melaksanakan pekerjaan, kontraktor akan membuat Rencana Mutu Kontrak (RMK) dan Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Kontrak (RK3K), selanjutnya dilakukan Rapat bersama dengan Pejabat Pembuat Komitmen terkait, Pengawas, dan juga penyedia jasa tersebut untuk membahas dan memaparkan metode pelaksanaan serta schedul pelaksanaan. Dalam rapat ini juga dibahas permasalahan - permasalahan yang mungkin muncul selama pelaksanaan pekerjaan serta penyelesaian yang mungkin dapat dilakukan untuk mengantisipasinya.
Sosialisasi
Bersama Pengguna jasa, Kontraktor harus melakukan sosialisasi ke masyarakat tentang akan dilaksanakannya proyek didaerah tersebut dengan berkoordinasi dengan tokoh masyarakat dan aparatur pemerintah setempat
Survey lapangan
Untuk mengetahui kondisi exsisting jalan sampai dengan saat itu serta menganalisis kemungkinan - kemungkinan kendala yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan berlangsung baik dari segi lalu lintas dan lain-lain.
Yang disurvey meliputi kondisi drainase, daerah yang akan dilebarkan, bahu jalan, badan jalan, perkerasan, struktur dan hal-hal yang terkait dengan ruas jalan yang akan ditangani.
Kemudian pihak Direksi melakukan peninjauan kembali rancangan berdasarkan data rekayasa lapangan untuk kemudian diterbitkan detail pelaksanaan dan perkiraan kuantitas untuk pelak
Penyedia jasa dan pengguna jasa melakukan pemeriksaan lokasi pekerjaan dengan melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi pekerjaan untuk menyiapkan gambar kerja / shop drawing (Mutual Check 0%).
Perhitungan Awal dan Rescheduling
Untuk mengetahui kebutuhan volume yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi riil lapangan saat ini untuk mengantisipasi barangkali ada pekerjaan tambah kurang sehingga dapat dilakukan perubahan di awal sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai dan menyusun ulang Schedule pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan hasil perhitungan kembali yang dilakukan bersama dengan pengawas lapangan.
Hasil pemeriksaan bersama di tuangkan dalam Berita Acara, Apabila dalam pemeriksaan bersama mengakibatkan perubahan isi kontrak, maka akan dituangkan dalam addendum kontrak ( Berita Acara Mutual Check 0 % ).
Penempatan Personil dan Mobilisasi Alat
Setelah selesainya base camp, barack, gudang, lab dan lain-lain, mobilisasi personil inti segera dilaksanakan. Penempatan personil di sesuaikan dengan kualifikasi teknis yang dipersyaratkan dan untuk mobilisasi alat juga disesuaikan dengan kebutuhan alat di lapangan sesuai dengan jenis alat, kapasitas alat, dan kuantitas alat yang dibutuhkan.
Papan Nama Proyek
Pembuatan papan nama kegiatan berukuran 150 x 250 cm atau ditentukan oleh direksi.dalam papan kegiatan tersebut tertulis jelas data-data kegiatan agar dapat dibaca dan diketahui oleh masyarakat luas serta penempatan papan nama yang mudah untuk dilihat.
Kantor lapangan, gudang, bengkel, barak kerja dan laboratorium beserta fasilitas liannya
Penyedia jasa akan membuat / menyiapkan kantor lapangan, gudang, bengkel, barak kerja dan laboratorium beserta fasilitasnya yang akan digunakan Pengguna Barang / Jasa, sesuai dengan persyaratan yang ditentukan Pengguna Barang / Jasa .
Penyedia Jasa akan menyediakan akomodasi kantor lapangan yang cocok dan fasilitas yang memenuhi kebutuhan proyek jumlah ruangan yang cukup untuk menampung seluruh kegiatan disertai peralatan yang memadai.
Fasilitas Selama Pembangunan Kantor Lapangan : Sampai saatnya bangunan-bangunan kantor lapangan telah siap ditempati, pihak Penyedia Barang / Jasa akan menyiapkan suatu ruang kantor alternatif, baik di tempat kantornya sendiri atau bangunan yang disewa sesuai dengan kebutuhan Pengguna Barang / Jasa.
Mobilisasi dan Demobilisasi
Kegiatan Mobilisasi :
- Penyewaan atau pembelian sebidang lahan yang diperlukan untuk base camp Penyedia Jasa dan kegiatan pelaksanaan.
- Mobilisasi semua Personil Penyedia Jasa sesuai dengan struktur organisasi yang telah disetujui oleh Direksi Pekerjaan termasuk para pekerja yang diperlukan dalam pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan termasuk Koordinator Manajemen dan Keselamatan Lalu Lintas (KMKL) sesuai dengan ketentuan yang disyaratkan.
- Mobilisasi dan pemasangan peralatan sesuai dengan daftar yang tercantum dalam Penawaran, dari suatu lokasi asal ke tempat pekerjaan ini.
- Penyediaan dan pemeliharaan base camp Penyedia Jasa, jika perlu termasuk kantor lapangan, tempat tinggal, bengkel, gudang dan sebagainya.
- Mobilisasi personil dan peralatan dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan lapangan yang disepakati dalam Rapat Persiapan Pelaksanaan (Pre Constuction Meeting).
- Penyediaan dan pemeliharaan laboratorium mutu bahan dan pekerjaan dilapangan.
Kegiatan Demobilisasi :
Pembongkaran tempat kerja oleh Penyedia Jasa pada saat setelah pekerjaan selesai dan PHO, termasuk pemindahan semua instalasi, peralatan dan perlengkapan dan pengembalian kondisi tempat kerja menjadi kondisi seperti semula.
Sistem Manajemen Mutu
Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk membangun atau mendirikan suatu bangunan atau konstruksi pada lokasi tertentu dengan waktu yang terbatas, tidak berulang, dan hasilnya berupa produk yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan melibatkan berbagai sumber daya
Rangkaian kegiatan Sistem Manajemen Mutu tersebut bertujuan untuk menghasilkan suatu bangunan yang memenuhi syarat biaya, mutu dan waktu. Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customers), hasil- hasil (outputs), prosesp-proses (processes), masukan-masukan (inputs) pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan- maju (measurements for feedback and feedforward).
Sistem manajemen mutu terdiri atas empat tingkatan, yaitu :
- Inspeksi (Inspection), adalah mengkaji karekteristik proyek dalam aspek mutu, dalam hubungannya dengan suatu standart yang ditentukan. Inspeksi akan menentukan baik atau tidaknya proyek berdasarkan mutunya.
- Pengendalian Kualitas (Quality Control – QC), terdiri dari kegiatan pemeriksaan pekerjaan, bersama-sama dengan manajemen dan pendokumentasian bahwa pelaksanaan pekerjaan sudah sesuai dengan persyaratan kontrak dan peraturan-peraturan yang berlaku QC merupakan suatu unsur atau bagian dari QA.
- Jaminan Kualitas (Quality assurance – QA), adalah semua perencanaan, metoda dan langkah sistematis yang diperlukan untuk memberi keyakinan bahwa semua perencanaan, perancangan dan pelaksanaan yang dilakukan sudah sesuai dengan standart-standart yang berlaku, serta syarat-syarat yang dispesifikasikan dalam kontrak.
- "Total Quality Management (TQM), adalah gabungan dari semua bentuk manajemen kualitas yang tujuan utamanya adalah memenuhi kepuasan pelanggan dengan menitikberatkan pada peningkatan berkelanjutan
- Tahap manajemen setelah pelaksanaan proyek adalah pengendalian. Ini berarti di dalam Pengendalian mutu pelaksanaan proyek, sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Sebagai salah satu fungsi dan proses kegiatan dalam manajemen yang sangat mempengaruhi hasil akhir proyek, pengendalian mempunyai tujuan utama meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama proses berlangsungnya proyek."
Fungsi pengendalian :
Fungsi pemantauan
Dengan pemantauan yang baik terhadap semua kegiatan proyek akan memaksa unsur-unsur pelaksana untuk bekerja secara cakap dan jujur, dan pemantauan akan memotivasi para pekerja atau unsur sumber daya yang ada didalamnya. Sehingga dengan demikian akan mengetahui prestasi masing- masing yang akan dicapai.
Fungsi manajerial
Pada pekerjaan yang komplek dan mudah terjadi perubahan (dinamis) pemakaian pengendalian dan sistem informasi yang baik akan memudahkan manajer untuk segera mengetahui bagian-bagian pekerjaan yang mengalami kejanggalan atau memiliki performa yang kurang baik. Dengan demikian dapat segera dilakukan usaha untuk mengatasi atau meminimalkan kejanggalan tersebut.
Produktivitas adalah suatu hubungan antara output terhadap input dari suatu produk konstruksi. Dalam hal ini yang dimaksud output adalah barang / jasa sedangkan input adalah tenaga kerja, material dan peralatan.
Sehingga disimpulkan bahwa produktivitas adalah suatu hubungan antara input (tenaga kerja, material dan peralatan) / sesuatu yang melaksanakan suatu produk konstruksi dengan output (barang/jasa) / hasil dari suatu proses konstruksi yang mana produk yang dihasilkan sesuai dengan perencanaan.
Konsekuensi dari suatu produktivitas adalah apabila produktivitas suatu proyek konstruksi semakin tinggi maka secara langsung akan mengurangi biaya, dan waktu pelaksanaan akan lebih cepat dari yang direncanakan. Dengan semakin tingginya produktivitas maka hasil atau produk konstruksi yang dihasilkan akan mendapatkan kualitas / mutu yang sesuai dengan tujuan.
Pengendalian
Untuk mencapai mutu/kualitas yang sesuai dengan perencanaan tidak terlepas dari suatu pengendalian baik pengendalian mutu, biaya dan waktu dan dipengaruhi juga oleh peningkatan produktivitas.
Selain perencanaan, salah satu fungsi manajemen yang juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan dan suksesnya pelaksanaan suatu proyek adalah pengendalian (controling). Pengendalian adalah merupakan pengukuran dan koreksi terhadap hasil kerja para staf untuk menjamin bahwa apa yang dilaksanakan cocok dengan yang telah direncanakan.
Hubungan Pengendalian Mutu dengan Peningkatan Productivitas
Pengendalian Mutu pada Proyek erat hubungannya dengan Peningkatan Produktivitas di proyek yaitu
Peningkatan Produktivitas terhadap Pengendalian Waktu
Pengendalian waktu dan biaya tidaklah bisa lepas dari suatu manajemen mutu maupun produktivitas. Penyedia jasa telah membuat jadwal perencanaan yang mana pada tiap minggu akan dievaluasi apakah ada keterlambatan atau pekerjaan terjadi percepatan, hal ini oleh pelaksana di breakdown dengan laporan harian.
Peningkatan Produktivitas terhadap Pengendalian Sumber Daya Manusia
Tenaga kerja yang dipakai di proyek sangat beragam tingkat kualitas dan kuantitasnya. Dalam hal ini adalah tenaga kerja untuk tenaga yang langsung dibayarkan seperti mandor, kepala tukang, tukang dan pekerja, karena dari analisa dapat diperhitungkan atau ditaksir besaran biaya yang dikeluarkan untuk upah tenaga kerja.
Produktifitas tenaga kerja menjadi pertimbangan sebagai pengendalian biaya upah dalam Proyek, semakin meningkat produktivitasnya maka pekerjaan yang dihasilkan akan menyebabkan penurunan pengeluaran biaya, mempersingkat waktu pelaksanaan dan akan menjadikan mutu pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan.
Peningkatan Produktivitas terhadap Pengendalian Material
Bahan atau material adalah besarnya jumlah bahan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan bagian pekerjaan dalam satu kesatuan pekerjaan. Pemakaian bahan atau material dalam proyek perlu direncanakan secara efektif dan efisien serta tidak terjadi masalah akibat tidak tersedianya material pada saat dibutuhkan.
Dalam pelaksanaan proyek penggunaan material juga harus diawasi kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhannya. Adapun langkah yang dilakukan oleh penyedia jasa dalam pengendalian mutunya, dengan mengadakan uji laboratorium berupa test sampel bahan yang dipakai, seperti uji tulangan baja, uji sampel beton, serta analisa material lainnya. Hal ini sebagai langkah dalam mencegah terjadinya pembongkaran pekerjaan (rework) akibat dari tidak terpenuhinya spesifikasi material yang disyaratkan.
Peningkatan Produktivitas terhadap Pengendalian Peralatan
Peralatan yang digunakan dalam suatu proyek dipengaruhi oleh produktivitas alat terhadap volume pekerjaan yang akan dilakukan sedangkan jumlah peralatan yang dibutuhkan bergantung pada durasi kegiatan, kondisi lapangan, keadaan cuaca, efisiensi alat, kemampuan operator, kapasitas dan jumlah alat.
Untuk menentukan produktivitas alat, diperlukan data-data penggunaan peralatan dengan kondisi proyek yang tidak jauh berbeda. Dalam hal ini, kontraktor yang melaksanakan pekerjaan berpedoman pada pengalaman proyek- proyek sebelumnya, untuk dapat menentukan produktivitasnya, pengendalian biaya untuk komponen alat sangat penting, terutama jika alat tersebut adalah sewa. Efisiensi dan efektifitas penggunaan alat disesuaikan dengan waktu penyelesaian pekerjaan agar biaya operasional atau sewa tidak membengkak.
Peningkatan Produktivitas terhadap Pengendalian Sub-Kontraktor
Pada pelaksanaan proyek, ada bagian- bagian tertentu yang diborongkan kepada pihak lain. Untuk itu, pengendalian sub kontraktor yang masuk dan ikut terlibat dalam pelaksanaan proyek harus melalui seleksi baik kualitas maupun biaya, sehingga bagian pekerjaan yang dikerjakan oleh sub kontraktor akan menghasilkan produk konstruksi yang mempunyai mutu/kualitas sesuai yang direncanakan.
Dengan melibatkan Sub Kontraktor, maka produktifatas semakin meningkat karena ada bagian pekerjaan yang dikerjakan sub kontraktor sehingga akan memperpendek waktu pelaksanaan, dan juga dengan melalui proses seleksi sub kontraktor maka pekerjaan yang dihasilkanpun akan mempunyai mutu/kualitas sesuai yang direncanakan.
Manajemen Lalulintas
Demi kelancaran di dalam pekerjaan dan tidak mengganggu lalu lintas kendaraan yang melintas, kontraktor akan menempatkan personil khusus untuk mengatur lalu lintas di sekitar lokasi pekerjaan. Kontraktor juga akan menerapkan metode buka tutup jalan sehingga diharapkan pekerjaan bisa terus berjalan dan pengguna lalu lintas juga bisa lewat. Atau metode lain sehingga lalulintas tetap lancar.
Disamping itu juga akan menempatkan rambu - rambu lalu lintas dan peringatan bahwa disitu sedang dilaksanakan pekerjaan jalan dan menghimbau kepada pengguna jalan supaya mengurangi kecepatan dan berhati - hati selama melintas di lokasi tersebut.
Manajemen Pelaksnaan
Dengan jangka waktu pelaksanaan yang ada, kontraktor akan berupaya semaksimal mungkin untuk dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Kontraktor akan selalu berkoordinasi dengan pihak terkait apabila terjadi permasalahan external. Adapun untuk mengejar keterlambatan, kontraktor juga akan mengoptimalkan untuk lembur pekerjaan sehingga diharapkan pekerjaan tidak mengalami keterlambatan di dalam schedule pelaksanaan.
Manajemen Pengelolaan Material
Material adalah hal yang harus disiapkan sejak dini, untuk itu kami sudah jauh - jauh hari menyetok material di Base Camp sebanyak banyaknya. Sedangkan untuk material yang belum tercaver, kontraktor juga harus sudah melakukan survey ke sekitar lokasi pekerjaan dan menanyakan langsung kepada leveransir terdekat untuk kesedianyanya nanti membantu memasok material apabala dibutuhkan.
Manajemen Peralatan
Peralatan yang akan digunakan harus persiapkan dan pastikan dalam kondisi yang baik. Adapun untuk alat yang memungkinkan untuk sewa, kontraktor sebaiknya sudah mengecek kelayakan alat tersebut. Untuk memaksimalkan di dalam pelaksanaan pekerjaan, kontraktor harus mengatur mobilisasi alat sesuai dengan kebutuhan di lapangan sehingga tepat waktu, tepat mutu dan tepat guna.
Antisipasi Cuaca
Mengingat kondisi saat ini cuaca tidak dapat diperkirakan dan sering terjadi hujan, kontraktor diharapkan dapat berusaha untuk melakukan efisiensi waktu yang artinya bahwa dikala cuaca bagus akan memaksimalkan pekerjaan sehingga nantinya tidak terjadi keterlambatan kerja yang disebabkan oleh cuaca yang tidak baik.
Pengendalian Mutu
Demi menjaga Kualitas dan mutu pekerjaan, segala bentuk material yang akan digunakan untuk di uji coba terlebih dahulu pada laboratorium independent guna mengetahui mutu dari bahan / material tersebut. Apakah material tersebut memenuhi syarat spesifikasi atau tidak. Apabila didapati material tersebut tidak sesuai spesifikasi maka akan segera diganti menggunakan material baru yang memenuhi spesifikasi dengan pengujian terlebih dahulu.
PENGELOLAAN KESELAMATAN KERJA
Pekerja
- Setiap pekerja harus masuk atau keluar dari lokasi kerja melalui pintu masuk yang telah disediakan, serta memakai kartu identitas.
- Setiap pekerja wajib menggunakan helmet, sepatu kerja dan pakaian yang layak untuk masuk ke dalam lokasi kerja.
Tata Cara Kerja
- Sebelum bekerja seluruh pekerja dikumpulkan di seksinya masing-masing guna mendapatkan pengarahan mengenai keselamatan dan kesehatan kerja sesuai dengan bidang pekerjaannya masing-masing.
- Saat bekerja, setiap pekerja tidak diijinkan untuk meninggalkan lokasi pekerjaan atau memasuki area pekerjaan lain tanpa instruksi atau ijin dari mandor / pengawas.
- Setelah selesai bekerja, pekerja wajib melaporkan hasil pekerjaannya kepada mandor / pengawas sebelum meninggalkan lokasi pekerjaan masing-masing.
Lokasi Kerja
- Setiap mandor / pengawas diwajibkan untuk mengontrol area dimana para pekerjanya berada, perlu dipastikan area tersebut sudah aman sebelum pekerjaan dimulai.
- Setiap pekerjaan galian atau tempat-tempat terbuka lainnya yang dapat mengakibatkan bahaya jatuh harus diberi pagar pengaman dan rambu-rambu peringatan.
- Pekerja tidak diijinkan bekerja sama pada suatu tempat (bagi yang bekerja diatas dengan yang di bawah) tanpa adanya pengaman yang baik sesuai dengan program Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
- d.Lokasi pekerjaan harus selalu dalam keadaan bersih dari sampah dan sisa-sisa material yang tidak terpakai lagi.
Peralatan Keselamatan Kerja Lainnya
Peralatan keselamatan kerja memiliki berbagai macam jenis, sesuai dengan jenis pekerjaan yang dilakukan. Alat-alat yang tercantum di bawah harus selalu digunakan sesuai dengan kebutuhan, antara lain :
- Alat pelindung diri perorangan
- Selain alat pelindung diri perorangan yang wajib digunakan oleh setiap karyawan/ pekerja, alat pelindung lainnya dibutuhkan sebagai pelengkap, sesuai dengan jenis pekerjaan, dimana alat ini juga harus digunakan oleh setiap pekerja sesuai dengan kebutuhannya.
- Peralatan keselamatan untuk umum
- Sarana keselamatan untuk umum juga harus diperhatikan, contoh :
- Pemasangan rambu keselamatan / Papan Peringatan
- Asuransi Kerja
Peralatan Kerja
- Setiap pekerja harus menjaga alat-alat yang digunakan dalam bekerja dari kerusakan dan kehilangan, serta bertanggung jawab atas penggunaan alat-alat tersebut.
- Menggunakan alat dalam suatu pekerjaan sesuai dengan kebutuhannya
- Alat-alat yang sudah tidak digunakan lagi, segera dikembalikan pada tempat di mana alat tersebut dipinjam/ diambil.
- Alat-alat yang rusak atau hilang dalam pekerjaan, menjadi tanggung jawab pekerja yang menggunakan alat-alat tersebut.
Alat Berat
- Kecepatan maksimum di lokasi proyek adalah 15 km/jam.
- Setiap alat berat yang akan dioperasikan harus diperiksa terlebih dahulu oleh operator. Pastikan alat tersebut dalam keadaan baik.
- Alat berat yang beroperasi harus diawasi, guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
- Tidak diperbolehkan memasuki area tempat alat-alat tersebut beroperasi kecuali petugas yang mengoperasikan alat-alat berat tersebut.
Mekanik
Mekanik harus segera memperbaiki alat-alat yang digunakan dalam bekerja apabila sudah dilaporkan kerusakannya.
Penanggulangan Api
Sekali api menyambar dapat menimbulkan bahaya yang dapat mengancam kehidupan manusia, serta menghanguskan semua peralatan dan material yang ada.
Sebagian besar api disebabkan oleh kecerobohan dan kelalaian manusia itu sendiri. Untuk menghindari api, perhatikan hal-hal berikut :
- Jangan membawa api ke tempat di mana ada tanda “AWAS API”.
- Bila bekerja menggunakan api, berhati-hatilah dalam penggunaannya.
- Menjaga agar jangan terjadi tumpahan minyak di lokasi pekerjaan.
- Menyediakan pemadam api di tempat-tempat yang diperlukan sesuai dengan jenis alat pemadam api yang dibutuhkan.
- Jangan memindahkan alat pemadam api tanpa persetujuan resmi serta adakan pengecekan alat pemadam api setiap satu bulan sekali.
Kecelakaan Kerja
- Bila terjadi suatu kecelakaan kerja, baik itu kecil maupun besar, segera laporkan pada mandor/ pelaksana, dan selanjutnya pada petugas keselamatan dan kesehatan kerja guna mendapatkan P3K.
- Mandor/ pelaksana harus mengetahui serta melaporkan pada petugas keselamatan dan kesehatan kerja sebab-sebab terjadinya kecelakaan tersebut, serta waktu dan tempat kejadian, guna penanggulangan lebih lanjut sesuai prosedur penanganan kecelakaan di lokasi kerja
Keamanan
- Petugas keamanan wajib melaporkan kegiatan kerja setiap harinya ataupun hal-hal penting lainnya yang menjadi tanggung jawabnya kepada ketua regu jaga, kemudian ketua regu jaga melaporkan kepada petugas K-3.
- Setiap karyawan wajib melaporkan pada pihak keamanan proyek bila terjadi kehilangan barang proyek, perkelahian, ataupun hal-hal lain yang berkaitan dengan terganggunya kondisi keamanan di lokasi proyek. Selanjutnya, petugas keamanan segera melaksanakan investigasi dan mengkoordinasikannya dengan petugas keselamatan dan kesehatan kerja, serta membuat laporan tertulis pada pimpinan proyek dan pimpinan perusahaan.
Sanksi-Sanksi
Bagi pekerja yang tidak mematuhi peraturan-peraturan di atas, pihak kontraktor akan memberikan surat peringatan, dimana bila juga tidak diindahkan, pimpinan proyek akan mengambil tindakan dengan tidak mengizinkan yang bersangkutan untuk berada di daerah proyek.